Olá GP,
Hoje quero começar o post de uma forma diferente e não vou falar sobre técnicas, mas de uma lição que podemos tirar da vida e colocar tanto na gestão de projetos como no nosso dia-a-dia.
Estava nessa ultima quarta-feira no aeroporto de Salvador embarcando para retornar para casa após três dias de trabalho intenso em um projeto.
Chego ao aeroporto no horário previsto, às 16h10 e sigo para a sala de embarque. Vou direto, pois utilizei a ferramenta de Web Check-in disponível pela empresa aérea. Saí da empresa às 15h45 conforme combinado previamente com o taxista. Isso mesmo o tempo de deslocamento entre o escritório do projeto e o aeroporto é de 25 minutos.
Bom, vou diretamente ao portão de embarque, o Portão 1. Procuro uma poltrona disponível na região de embarque, sento e começo a checar meus e-mails esperando o horário certo para embarcar.
Pontualmente às 16h34, acontece à primeira chamada para embarque do meu voo sentido a Campinas, São Paulo.
Eis que nesse momento, surge um rapaz, jovem aparentando entre 27 e 30 anos de idade, usava calça jeans, camiseta e boné. Tinha ainda uma mochila nas costas do tipo esportiva e segura em sua mão direita o celular e na outra o cartão de embarque de sua Cia aérea. Estava todo suado e aparentava uma expressão com uma mistura de desespero com medo. Ele se vira e pergunta ao atendente do Portão 1:
Rapaz: “-Senhor, eu perdi o voo por 1 minuto e me disseram para vir aqui!” – fala o rapaz com voz de certo desespero.
Atendente: “-Eu não trabalho para a companhia aérea que o senhor perdeu o voo,” Responde o atendente que verificou que o cartão de embarque não mão do rapaz se tratava de outra Cia aérea e continua: “o Senhor deve procurar alguém da sua Cia aérea para te ajudar.”.
O rapaz todo despertado responde: “-Eu já procurei e me disseram para me dirigir até o Portão 1!”
Atendente: “-Senhor eu não posso te ajudar.”.
O rapaz ficou ali rodeando o Portão por volta de alguns minutos e falando com alguém no telefone que ao menos aparentava como sua esposa.
Rapaz: “-É amor, eu perdi o voo. É eu sei você está certa. Meu medo é ter que dormir na rodoviária…”.
De repente um passageiro que estava atrás de mim na fila se volta para ele e diz: “-O senhor pode ir ao balcão de informação e eles te ajudam, ou então olhe no painel de voos e veja onde há embarque da sua Cia aérea e procure por eles”.
O rapaz responde: “-Eu já fiz isso e me mandaram aqui!”.
Nisso o atende retorna e o jovem tenta novamente, mas sem sucesso sai em retirada a procura de alguém para lhe ajudar.
Três coisas nesse ponto me chamaram a atenção:
Como planejamento, comunicação e pró-atividade podem fazer tanta diferença.
Digo isso, pois sobre o planejamento o rapaz perdeu seu voo por 1 minuto e isso me chamou a atenção. Quantas vezes na vida perdermos por uma fração de tempo coisas que são importantes.
Levando isso para o âmbito de projetos, muitas das vezes fazemos enormes planejamentos, desenhamos escopos impecáveis, planejamos as atividades de forma mais realista possível e temos todo o projeto como um possível sucesso, mas na hora da executar, falhamos ou deixamos de entregar algo por “1 minuto” e então geramos diversos problemas para o nosso projeto.
Na sequência vem a comunicação pois sempre quando temos um grande problema em mãos, buscamos o máximo de informação e comunicação com as pessoas próximas para resolver.
Esse é um dos fatores que considero critico para o Gerente de Projetos, saber buscar a informação correta com as pessoas certas do projeto, sejam elas da equipe do projeto, cliente, outros Stakeholder ou o Sponsor do seu projeto.
Em quaisquer tipos de projetos, sempre teremos imprevistos e problemas para resolver e devemos preparados para procurar a informação e manter a comunicação efetiva, mas muitas das vezes, mesmo que por melhor que seja, recebemos a informação errada, como no caso do rapaz ele foi procurar a informação, mas provavelmente recebeu uma informação incorreta e trabalhou suas expectativas e problemas sobre essa ótica.
E então chegamos ao terceiro aspecto: pró-atividade.
Chamou a minha atenção a demora do rapaz em procurar alternativas para seu problema, ele ficou alguns minutos ali no portão de embarque, que para alguém que perdeu o voo por 1 minuto, alguns minutos pode ser sinônimo de não chegar em sua casa hoje. Ele já tinha um problema na execução de sua tarefa, afinal por 1 minuto ele perdeu o voo e ele precisava remarcar sua passagem, mas recebeu a informação errada para onde se dirigir e no meu ponto de vista restava uma única coisa: Ser proativo e recomeçar novamente a buscar informação e planejar novamente como ele chegaria em casa ainda hoje.
Em muitos projetos, quando a execução não ocorre conforme o planejado e existem problemas para resolver e nem todas as informações está na mão do Gerente de Projetos, vejo que todos em vota se acomodam e deixam como se fosse “cair do céu” a solução.
Para mim, a pró-atividade é algo essencial para o Gerente de Projeto e sua equipe. Acredito o que faz um ótimo Gerente de Projetos é o famoso CHA (Conhecimento, Habilidade e Atitude), mas isso, vamos deixar para um próximo post.
Realmente fiquei torcendo para que o rapaz conseguisse modificar sua passagem, mas para ele, faltou pró-atividade nesse momento.
Acredito que podemos aprender três coisas com essa história.
- Não perca “1 minuto” de seu projeto e execute o que está planejado. Mas se mesmo assim, os riscos viraram problemas ou apareceu algo inesperado em seu projeto;
- Comunique-se, o melhor possível. Tente encontrar as possíveis causas dos problemas ou soluções para ele. Mas se mesmo assim as informações não forem suficientes;
- Haja com pró-atividade e não espere a solução cair do céu. Busque começar novamente, planejando suas atividades e buscando soluções inovadoras.
É isso pessoal!
Sucesso a vocês e grande abraço.
